Inleiding

In dit privacybeleid wordt uitgelegd hoe International Automotive Consulting B.V. (handelend
onder de naam Elastifix) omgaat met verwerkingen van persoonsgegevens. Deze
informatievoorziening heeft betrekking op verwerkingen van persoonsgegevens via de
website www.elastifix.nl en op verwerkingen van persoonsgegevens welke te maken hebben
met een aantal bedrijfsprocessen.
Informatie over Elastifix en contactmogelijkheden
International Automotive Consulting B.V. (handelend onder de naam Elastifix) heeft haar
bezoekadres te (3772 MP) Barneveld, aan de Anthonie Fokkerstraat 63-J en is ingeschreven
onder inschrijvingsnummer 09092681 in het Handelsregister van de Kamer van Koophandel.
International Automotive Consulting B.V. (handelend onder de naam Elastifix) wordt hierna
aangeduid als: “Elastifix”.
Binnen Elastifix is mevrouw B. Visser verantwoordelijk voor de portefeuille
“persoonsgegevens”.
Voor vragen over het privacybeleid is Elastifix telefonisch bereikbaar op telefoonnummer
0650260244. Op de website, www.elastifix.nl, vindt u ook een contactformulier waarmee u
contact met Elastifix op kunt nemen.

Gegevensbeschermingsbeleid

Medewerkers van Elastifix zijn gebonden aan een (intern) gegevensbeschermingsbeleid. Op
basis daarvan is het medewerkers alleen toegestaan om persoonsgegevens te verwerken als
dat nodig is voor de uitvoering van een opgedragen taak. Daarnaast zijn medewerkers
gebonden aan specifieke instructies over hoe om te gaan met persoonsgegevens. Onderdeel
daarvan is dat medewerkers dienen zich dienen te houden aan een strikte geheimhouding.
Indien gewenst, kan Elastifix vanzelfsprekend meer informatie over verschaffen over het
binnen Elastifix geldende gegevensbeschermingsbeleid.

Verwerkingen van persoonsgegevens

Hieronder treft u informatie aan over een aantal belangrijke verwerkingen van
persoonsgegevens welke Elastifix (als verwerkingsverantwoordelijke) uitvoert.

Documentatie verband houdende met overeenkomsten tussen Elastifix en klanten

Documentatie die verband houdt met tussen Elastifix en klanten gesloten overeenkomsten,
worden maximaal 20 jaar plus 6 maanden bewaard, gerekend vanaf het moment dat de
contractspartijen al hun verplichtingen op basis van de overeenkomst hebben uitgevoerd.

Onder deze categorie vallen alle overeenkomsten, correspondentie, documentatie en/of
andere informatie met betrekking tot uitgevoerde en uit te voeren overeenkomsten. De
termijn van 20 jaar valt samen met de verjaringstermijn voor aansprakelijkheid op basis van
artikel 3:310 van het Burgerlijk Wetboek. Door het bewaren van deze documentatie is het
mogelijk dat ook persoonsgegevens worden bewaard. Deze verwerking van
persoonsgegevens is noodzakelijk voor de behartiging van het gerechtvaardigde belang van
Elastifix. Elastifix beschikt door deze verwerking namelijk over een volledig dossier in het
geval sprake is van een aansprakelijkstelling of in het geval tegen haar een (juridische)
vordering wordt ingesteld. Daarnaast kan Elastifix met de informatie ook haar
dienstverlening optimaliseren, bijvoorbeeld omdat duidelijk is wanneer voor het laatste
moment contact met u geweest is en wat daarbij (globaal) met u is besproken en/of
overeengekomen. Let op dat u te allen tijde gebruik kunt maken van uw recht van bezwaar.
Elastifix zal dan de persoonsgegevens verwijderen, tenzij Elastifix dwingende
gerechtvaardigde gronden kan aanvoeren die zwaarder wegen dan de belangen van de
persoon of personen die bezwaar maken of tenzij de persoonsgegevens verband houden
met de instelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering.

Algemene informatie over klanten

Elastifix bewaart daarnaast ook algemene informatie over haar klanten. De bewaarde
persoonsgegevens zijn een voornaam, achternaam en contactinformatie (vaak een
telefoonnummer en/of e-mailadres). Deze verwerking is noodzakelijk voor de behartiging
van het gerechtvaardigd belang van Elastifix en de betreffende klant, omdat Elastifix, als dit
nodig is, contact op kan nemen met de betreffende klant.
Daarnaast kan Elastifix ook aanvullende informatie bewaren. Het door Elastifix gebruikte
administratiepakket biedt namelijk de mogelijkheid om in een “vrij veld” informatie in te
vullen. Dit veld kan bijvoorbeeld worden gebruikt om korte verslagen van contactmomenten
in op te nemen. Elastifix zal dit vrije veld niet gebruiken om bijzondere persoonsgegevens in
op te slaan. Als zich persoonsgegevens in het vrije veld bevinden, dan is deze verwerking
noodzakelijk voor de behartiging van het gerechtvaardigd belang van Elastifix en de
betreffende klant, dit nu de verwerking van persoonsgegevens bijdraagt aan relatiebeheer.
De persoonsgegevens worden tot maximaal 7 jaar gerekend vanaf het moment van het
plaatsen van de laatste order bewaard. De persoonsgegevens kunnen langer worden
bewaard in het geval het gaat om documentatie verband houdende met overeenkomsten
tussen Elastifix en klanten. Dat zal regelmatig ook het geval zijn. Het beleid ten aanzien van
deze persoonsgegevens is beschreven in de alinea “Documentatie verband houdende met
overeenkomsten tussen Elastifix en klanten”.

Let op dat u te allen tijde gebruik kunt maken van uw recht van bezwaar. Elastifix zal dan de
persoonsgegevens verwijderen, tenzij Elastifix dwingende gerechtvaardigde gronden kan
aanvoeren die zwaarder wegen dan de belangen van de persoon of personen die bezwaar
maken of tenzij de persoonsgegevens verband houden met de instelling, uitoefening of
onderbouwing van een rechtsvordering.

Maken van verzendetiketten ten behoeve van levering aan klanten

Elastifix maakt op verzoek van haar vervoerders verzendetiketten, daarmee producten naar

klanten kunnen worden toegezonden. Om deze reden worden naam, telefoonnummer en e-
mailadres van (contactpersonen van) klanten door Elastifix verwerkt. Deze verwerking is

noodzakelijk voor de behartiging van het gerechtvaardigd belang van Elastifix en de
betreffende klant, omdat op deze manier de producten geleverd kunnen worden. Als de
overeenkomst met de klant is gesloten waarvan ook de persoonsgegevens worden verwerkt,
dan is de verwerking noodzakelijk voor de uitvoering van de overeenkomst.
De persoonsgegevens worden bewaard conform hetgeen is opgenomen in de alinea
“Documentatie verband houdende met overeenkomsten tussen Elastifix en klanten”.

Algemene informatie over potentiële klanten

Elastifix bewaart algemene informatie over potentiële klanten. De bewaarde
persoonsgegevens zijn een voornaam, achternaam en contactinformatie (vaak een
telefoonnummer en/of e-mailadres).
Daarnaast kan Elastifix ook aanvullende informatie bewaren. Het door Elastifix gebruikte
administratiepakket biedt namelijk de mogelijkheid om in een “vrij veld” informatie in te
vullen. Dit veld kan bijvoorbeeld worden gebruikt om korte verslagen van contactmomenten
in op te nemen. Elastifix zal dit vrije veld niet gebruiken om bijzondere persoonsgegevens in
op te slaan.
Bovenstaande verwerkingen van persoonsgegevens zijn noodzakelijk voor de behartiging
van het gerechtvaardigd belang van Elastifix, nu deze verwerking de kans op het sluiten van
een overeenkomst vergroot. Daar komt bij dat van belang is dat als uitgangspunt enkel
persoonsgegevens worden opgeslagen van (contactpersonen van) potentiële klanten die op
eigen initiatief Elastifix hebben benaderd.
De persoonsgegevens worden tot maximaal 7 jaar gerekend vanaf het moment van het
plaatsen van de laatste order bewaard.
Let op dat u te allen tijde gebruik kunt maken van uw recht van bezwaar. Elastifix zal dan de
persoonsgegevens verwijderen, tenzij Elastifix dwingende gerechtvaardigde gronden kan
aanvoeren die zwaarder wegen dan de belangen van de persoon of personen die bezwaar

maken of tenzij de persoonsgegevens verband houden met de instelling, uitoefening of
onderbouwing van een rechtsvordering.

Algemene informatie over leveranciers

Elastifix bewaart algemene informatie over haar leveranciers. De bewaarde
persoonsgegevens zijn een voornaam, achternaam en contactinformatie (vaak een
telefoonnummer en/of e-mailadres). Deze verwerking is noodzakelijk voor de behartiging
van het gerechtvaardigd belang van Elastifix en de betreffende leverancier, omdat
bijvoorbeeld hierdoor een nieuwe bestelling kan worden geplaatst.
Daarnaast kan Elastifix ook aanvullende informatie bewaren. Het door Elastifix gebruikte
administratiepakket biedt namelijk de mogelijkheid om in een “vrij veld” informatie in te
vullen. Dit veld kan bijvoorbeeld worden gebruikt om korte verslagen van contactmomenten
in op te nemen. Elastifix zal dit vrije veld niet gebruiken om bijzondere persoonsgegevens in
op te slaan. Als zich persoonsgegevens in het vrije veld bevinden, dan is deze verwerking
noodzakelijk voor de behartiging van het gerechtvaardigd belang van Elastifix en de
betreffende leverancier, dit nu de verwerking van persoonsgegevens bijdraagt aan
relatiebeheer.
De persoonsgegevens worden tot maximaal 7 jaar bewaard, gerekend vanaf het moment van
het plaatsen van de laatste order.
Let op dat u te allen tijde gebruik kunt maken van uw recht van bezwaar. Elastifix zal dan de
persoonsgegevens verwijderen, tenzij Elastifix dwingende gerechtvaardigde gronden kan
aanvoeren die zwaarder wegen dan de belangen van de persoon of personen die bezwaar
maken of tenzij de persoonsgegevens verband houden met de instelling, uitoefening of
onderbouwing van een rechtsvordering.

Agenda-afspraken

Elastifix bewaart de naam en het telefoonnummer van mensen waar medewerkers van
Elastifix een zakelijke afspraak mee hebben gehad. Als het gaat om een afspraak met een
contactpersoon van een bedrijf welke producten of diensten van Elastifix afneemt, dan is
deze verwerking noodzakelijk voor de uitvoering van de met Elastifix gesloten overeenkomst
of noodzakelijk voor de behartiging van het gerechtvaardigd belang van Elastifix. Het beleid
ten aanzien van deze persoonsgegevens is beschreven in de alinea ” Documentatie verband
houdende met overeenkomsten tussen Elastifix en klanten”.
Als het gaat om een afspraak met een (contact)persoon waarmee Elastifix niet in een
contractuele relatie staat (bijvoorbeeld een sollicitant of een potentiële leverancier), dan is
deze verwerking noodzakelijk voor de behartiging van het gerechtvaardigd belang van
Elastifix. Dit is namelijk nodig in verband met de reguliere bedrijfsvoering van Elastifix (zo

kan bijvoorbeeld een (dag)planning gemaakt worden). In dat geval worden de
persoonsgegevens maximaal 7 jaar bewaard, gerekend vanaf het moment dat de betreffende
afspraak heeft plaatsgevonden. Deze bewaartermijn is onder meer gerechtvaardigd omdat er
regelmatig geruime tijd verloopt tussen een kennismaking en een vervolgcontact en/of een
geplaatste order.
Let op dat u te allen tijde gebruik kunt maken van uw recht van bezwaar. Elastifix zal dan de
persoonsgegevens verwijderen, tenzij Elastifix dwingende gerechtvaardigde gronden kan
aanvoeren die zwaarder wegen dan de belangen van de persoon of personen die bezwaar
maken of tenzij de persoonsgegevens verband houden met de instelling, uitoefening of
onderbouwing van een rechtsvordering.

Klachtenregistratie

Het is mogelijk dat bij Elastifix een klacht wordt ingediend over bijvoorbeeld de door
Elastifix verrichten diensten. Elastifix verwerkt de door u verstrekte persoonsgegevens (in de
meeste gevallen een naam en een e-mailadres) voor de afhandeling van de klacht. Deze
verwerking van persoonsgegevens is noodzakelijk voor de behartiging van het
gerechtvaardigde belang van Elastifix. De persoonsgegevens worden tot uiterlijk 6 maanden
na afhandeling van de klacht bewaard. Als u al een bestaande klant bent en de klacht heeft
betrekking op een uitgevoerde of lopende opdracht, dan worden de persoonsgegevens
langer bewaard (zie de alinea “Documentatie verband houdende met overeenkomsten tussen
Elastifix en klanten”).

Verkregen informatie via een digitaal contactformulier

Het is mogelijk dat u via een digitaal contactformulier op de website contact met Elastifix
opneemt. Elastifix verwerkt de door u verstrekte persoonsgegevens (in de meeste gevallen
een naam en een e-mailadres) voor de afhandeling van uw vraag, klacht of andersoortige
communicatie. Een naam en e-mailadres moeten daarom verplicht worden ingevuld. Deze
verwerking van persoonsgegevens is noodzakelijk voor de behartiging van het
gerechtvaardigde belang van Elastifix en van u of uw organisatie. De persoonsgegevens
worden als uitgangspunt maximaal 4 weken bewaard. In het geval sprake is van een klacht,
dan worden deze persoonsgegevens tot uiterlijk 6 maanden na afhandeling van de klacht
bewaard. De persoonsgegevens worden langer bewaard als dit nodig is voor de volledige
beantwoording en afhandeling van de vraag, klacht of andersoortige communicatie. Daarna
worden de persoonsgegevens verwijderd. Als u al een bestaande klant bent en de vraag,
klacht of andersoortige communicatie heeft betrekking op een uitgevoerde of lopende
opdracht, dan worden de persoonsgegevens langer bewaard (zie de alinea “Documentatie
verband houdende met overeenkomsten tussen Elastifix en klanten”).

Administratieve gegevens voor de Belastingdienst

Op basis van de fiscale bewaarplicht, moet Elastifix haar administratieve gegevens 7 jaar
bewaren. Het is mogelijk dat op basis van deze bewaarplicht Elastifix persoonsgegevens
moet bewaren. In dit geval is de verwerking noodzakelijk om te kunnen voldoen aan een
wettelijke verplichting. Meer informatie over de fiscale bewaarplicht (en de gegevens die op
basis daarvan bewaard moeten worden), vindt u op de website van de Belastingdienst.

Persoonsgegevens van sollicitanten

Elastifix kan persoonsgegevens ontvangen en opslaan van sollicitanten. Het kan hierbij gaan
om diverse – al dan niet door de sollicitant zelf verstrekte – persoonsgegevens.
Uitgangspunt is dat Elastifix enkel de persoonsgegevens verwerkt, welke noodzakelijk zijn
voor het kunnen uitvoeren van de sollicitatieprocedure. Deze gegevensverwerking is
noodzakelijk voor de behartiging van het gerechtvaardigd belang van Elastifix en van de
betreffende sollicitant. Dit belang bestaat uit het kunnen uitvoeren van een
sollicitatieprocedure. De betreffende persoonsgegevens worden maximaal 4 weken na
afronding van de sollicitatieprocedure bewaard. Op basis van aan de sollicitant gevraagde
toestemming kunnen deze persoonsgegevens langer bewaard worden. De persoonsgegevens
worden in dat geval maximaal 1 jaar bewaard, tenzij expliciet een langere bewaartermijn met
de sollicitant wordt afgesproken. Deze toestemming kan te allen tijde worden ingetrokken
(de verwerkingen van vóór de intrekking blijven echter rechtsgeldig).

Cookies

Op de website www.elastifix.nl wordt geen gebruik gemaakt van cookies.

Bewaartermijn

In dit privacybeleid is zoveel als mogelijk aangegeven wat de bewaartermijn van
persoonsgegevens is. Als niet een expliciete bewaartermijn is opgenomen, dan bewaart
Elastifix de persoonsgegevens niet langer dan nodig voor de doeleinden waarvoor de
persoonsgegevens zijn verzameld en verwerkt.

Beveiliging

Elastifix heeft passende technische en organisatorische maatregelen getroffen om de
persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies of onrechtmatige verwerking. Voor wat betreft
de organisatorische beveiliging is van belang om te vermelden dat medewerkers van Elastifix
zich dienen te houden aan een gegevensbeschermingsbeleid.

Verwerkers en andere derden

Persoonsgegevens kunnen in opdracht van Elastifix worden verwerkt door zogenoemde
verwerkers en subverwerkers. Denk aan het hostingbedrijf dat de website van Elastifix host.
De verwerkers en subverwerkers handelen onder verantwoordelijkheid van Elastifix en
mogen geen eigen verwerkingen uitvoeren op de persoonsgegevens.

De persoonsgegevens

worden (tenzij anders aangegeven in dit privacybeleid) niet verstrekt aan derden, tenzij
Elastifix daartoe verplicht is op basis van de wet of een rechterlijke uitspraak.
Elastifix als verwerker?
Als Elastifix overeenkomst uitvoert en in die hoedanigheid beschikt over persoonsgegevens
(bijvoorbeeld persoonsgegevens benodigd om producten af te leveren), dan wordt Elastifix
voor die persoonsgegevens niet aangemerkt als verwerker. Elastifix wordt voor dergelijke
persoonsgegevens namelijk aangemerkt als de verwerkingsverantwoordelijke. Elastifix hoeft
daarom voor deze verwerking van persoonsgegevens geen verwerkersovereenkomst te
sluiten met haar klanten.

Uw privacyrechten

Op basis van de AVG heeft u een aantal rechten. Zo heeft u het recht om Elastifix te
verzoeken om inzage (artikel 15 AVG) van en rectificatie (artikel 16 AVG) of wissing van uw
persoonsgegevens (artikel 17 AVG). Ook heeft u het recht om Elastifix te verzoeken om
beperking van de verwerking van persoonsgegevens (artikel 18 AVG). Onder bepaalde
omstandigheden heeft u ook het recht op overdraagbaarheid van gegevens (artikel 20 AVG)
en het recht van bezwaar (artikel 21 AVG).
Op de website van de Autoriteit Persoonsgegevens is meer informatie te vinden over
wanneer het mogelijk is één of meer van deze rechten uit te oefenen. Dat is namelijk niet
altijd het geval. Voor meer informatie wordt verwezen naar:

https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/onderwerpen/avg-europese-
privacywetgeving/rechten-van-betrokkenen

Als u van een of meer van de genoemde rechten gebruik wilt maken, dan kunt u contact met
Elastifix opnemen via de hierboven genoemde contactmogelijkheden. Los van bovenstaande
rechten, heeft u altijd het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit
Persoonsgegevens. Dat kan via de volgende link:

https://www.autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/zelf-doen/privacyrechten/klacht-indienen-
bij-de-ap

Wijzigingen en afrondende opmerkingen

Deze privacyverklaring kan worden gewijzigd, doordat nieuwe verwerkingen plaatsvinden of
verwerkingen anders worden ingericht. Het is daarom raadzaam om regelmatig deze
privacyverklaring te raadplegen. Op deze pagina heeft Elastifix beschreven hoe Elastifix
omgaat met de verwerking van persoonsgegevens en op welke wijze Elastifix de AVG binnen
haar organisatie heeft geïmplementeerd. Mocht u hierover nog vragen hebben, dan verneemt
Elastifix dat graag.
Deze pagina is voor het laatst gewijzigd op 03-03-2019.